Kapan Harus Bangun Sistem Donasi Secanggih Kitabisa.com ?

Membuat sistem donasi baik dalam bentuk web atau apps sedang di gandrungi oleh lembaga sosial. Hayo ngaku! Gak salah kok, tetapi sebagian dari kamu pasti merasa kok yang donasi belum banyak juga ya. Tampilan nya udah lumayan mirip kitabisa tapi kok donasinya gak sebanyak kitabisa? Udah keluar uang berapa banyak untuk membangun sistem tersebut? kalau mau berbagi DM aja ya via instagram siapa tahu bisa kasih masukan. Hal yang membahayakan adalah kalau kita cuma ikut-ikutan tanpa disertai pengetahuanya. Gak sedikit lembaga sosial yang harus "buntung" gara-gara bangun sistem mahal-mahal tapi hasilnya gak maksimal.

Alat tanpa keahlian

Sudah saya jelaskan di Panduan Digital Marketing untuk Filantropi. Bahwa sistem hanyalah alat, tergantung bagaimana kita menggunakanya dan apa yang ingin kita capai. Banyak yang gagal, Karena salah memahami sebuah sistem web/apps donasi.

Sistem donasi dianggap syarat instan menaikan jumlah donasi. Jika sistem donasi sudah jadi maka donasi pasti naik.

Kenyataanya tidak seperti itu. Sistem donasi tetap butuh optimasi digital marketing.

Kapan butuh sistem canggih?

Menurut teman saya yang programmer. Kapan sih kita butuh sebuah sistem canggih yang mampu otomatisasi? Minimal ada 1.000 data yang perlu di proses. Kalau di lembagai sosial berarti ada 1.000 Transaksi donasi yang perlu di proses.

Jadi kalau lembaga sosial kamu belum mencapai 1.000 donasi/bulan via digital. Bisa jadi saat ini lembaga kamu belum butuh sistem yang canggih.

Untuk sementara kamu cukup menggunakan kombinasi Form sederhana dan rekening khusus donasi melalui kanal digital. Ketika sudah lebih dari 1.000 donasi barulah kamu mulai berpikir untuk membangung sistem yang lebih canggih.

Konsekuensi membangun sistem, harus dijaga dan dirawat.

Paling sering terlupakan biasanya masalah ini ya. Jangankan sistem donasi, Kita saja sering lupa biaya perawatan pasca pembelian ketika membeli rumah, mobil, motor, dst. ketika Gaji kita 4 juta, cicilan mobil 2jt merasa sanggup karena masih punya uang 2jt setelah membayar cicilan. Padahal faktanya ada biaya-biaya diluar cicilan. Biaya untuk:

Bensin
Perawatan bulanan
Darurta jika ban bocor dan terjadi kerusakan

Begitu juga sistem donasi yang telah kita bangun. Ada biaya lain-lain seperti

Server
Jasa Maintanance
Jasa Update, jika diperlukan pengembangan tambahan.

Biasanya beberapa hal diatas, pengeluarannya ada setiap bulan. Untuk jasa maintanance sendiri bervariasi tergantung kerumitan sistem yang telah kita bangun.

Kamu harus betul-betul menghitung anggaran yang tersedia sebelum kita membangun sebuah sistem.

Studi Kasus, Alat Minimal Hasil Maksimal

Selama saya masih mengelola digital fundraising Dompet Dhuafa. Kita masih menggunakan sistem yang cukup sederhana seperti di donasi.dompetdhuafa.org. (Hingga saat ini masih digunakan, sedang proses develop system yang lebih canggih. Kata orang dalam sih gitu.hehe)

Kalau kita lihat sekilas sistemnya masih sangat sederhana jika kita bandingkan dengan kitabisa.com. Kombinasi yang digunakan di sistem ini adalah

Landing Page Builder
Form Donasi
Rekening + Payment Gateway
Notifikasi Transaksi

Belum secanggih crowdfunding.

Tapi yang penting adalah bagaimana kita menggunakanya, bagaimana kita fundraising denganya, bagaimana kita membangun strategi dengan alat yang ada.

Berapa penghimpunan yang masuk menggunakan sistem sederhanadiatas? range aja ya. Di 2019 penghimpunanya antara Rp40-100 Miliar. Semuanya murni retail, bukan bentuk kerjasama ataupun transaksi di platform lain. Cukup bagus untuk sebuah mesin antik. Kok bisa?

Kunci keberhasilanya adalah optimasi Funnel Marketing yang rapih

[caption id="attachment_383" align="aligncenter" width="1280"]

contoh funnel marketing sederhana[/caption] Bagaimanapun kondisi sistem yang kita punya saat ini, tetap bisa kita optimalkan untuk meraih hasil yang maksimal.

Kapan mulai bangun yang canggih

Bagian ini adalah inti dari artikel yang sedang kamu baca. Kapan sih kita mulai bangun sistem yang canggih? Pertama kali kamu perlu mengetahui dulu tentang ROI dan ROAS. Kamu bisa baca di panduan digital marketing untuk non profit. Kenapa kita harus tahu ROI dan ROAS? agar kita tahu berapa sih nominal yang layak untuk kita membangun sebuah sistem donasi. Misalkan penghimpunan zakat kita satu tahun melalui kanal digital Rp 1Miliar. Maksimal dana zakat yang boleh digunakan untuk operasional maksimal adalah 1/8. Berarti dana operasionalnya adalah 125jt satu tahun. Namanya saja operasional jadi mencakup semuanya. Kalau kita rinci biaya yang termasuk didalamnya adalah

Gaji karyawan
Biaya marketing
Listrik & penunjang tools2 kantor
Dll

Membuat sistem bisa jadi dimasukkan ke salah satu komponen biaya marketing. Kalau kita lihat rincian diatas. Berarti yang bisa kita gunakan untuk sistem bukan bulat Rp125jt. Bisa jadi setengahnya atau lebih kecil lagi. Rp50jt setahun misalkan. Sistem apa sih yang biaya pembuatan & perawatanya 1 tahun 50jt? Dana segini biasanya hanya cukup untuk membuat web profile, bukan membuat sistem donasi yang canggih.

Kan kalau sistem donasi kita canggih nanti akan banyak donasi yang masuk? bisa kasih jaminan?

Faktanya banyak yang "buntung" mulai dari lembaga yang sangat besar hingga yang paling kecil. Gak saya sebutkan lembaganya untuk menjaga kode etik jurnalistik. hehehe. Kitabisa yang sekarang kamu lihat sangat keren sistemnya pun diawali dengan produk yang sangat buruk. Gak percaya? saya sendiri adalah salah satu campaigner generasi awal di kitabisa. Kampanye pertama saya 31 oktober 2013. Jadi pernyataan saya bukanlah opini, karena saya merasakanya sendiri.

Mayoritas orang hanya melihat hasil daripada proses

Karena yang kita lihat hanya hasil. Kita lupa dengan proses, kita lupa bahwa sesuatu itu butuh proses dan harus di bangun secara bertahap. Yup Bertahap. Peter Thiel pendiri paypal dalam bukunya Zero to One mengatakan:

Mulailah dari yang kecil, kemudian memonopoli

Intinya adalah berproses, bertahap, dan mulai dari kecil-kecilan.

Jadi gimana dong tahap demi tahapnya?

Pertama, Hitung donasi terhimpun kamu tiap bulan atau setahun dikalikan 5 -10 persen tergantung kebijakan masing-masing lembaga kamu. Angka hasil perhitungan adalah anggaran yang bisa kamu gunakan untuk pengembangan sistem. Kedua, Cek aset database donatur, donatur aktif per bulan dan jumlah donasi per donatur satu tahun terakhir. Buat apa data ini? untuk melakukan forcaseting satu tahun kedepan. Apakah sedang terjadi pertumbuhan donasiatau tidak. Fungsi forecasting adalah untuk menghitung berapa anggaran tambahan yang bisa kita berikan untuk pembangunan sistem ini. Jadi tetap ada ruang untuk investasi tetapi tetap terukur. Bagaimanapun sistem yang baik akan membuat donatur dan pencatatan donasi semakin nyaman dan mudah. Jika data-data diatas sudah kamu dapatkan. Kamu bisa mulai membangun rencana. Saya membuatnya menjadi 3 tahap sesuai jumlah penghimpunan donasinya per tahun.

Beginner, dengan penghimpuan donasi Rp10jt - Rp1Miliar
Intermeddiate, Penghimpunan Rp1miliar - Rp2 miliar
Advance, penghimpunan > Rp2 miliar

Beginner

Kalau kamu masih di level beginner. Kamu bisa membuat pola sederhana kombinasi website dan form. Bisa menggunakan google form atau yang lebih canggih seperti typeform atau survey monkey.

Donatur tertarik untuk donasi > arahkan untuk mengisi form > baru kasih tahu nomor rekeningnya

Prinsipnya adalah kamu harus punya database & data transaksi donatur. Dengan cara mengarahkan mereka untuk selalu mengisi form sebelum donasi. Fungsinya? agar bisa terhubung kembali. Manfaatnya? agar mereka mau donasi lagi ke lembaga sosial kamu. Saya sarankan untuk menggunakan form yang lebih canggih dari google form seperti Typeform atau survey monkey. Kenapa? karena terdapat banyak fitur keren untuk memperkuat konversi dan analisa kamu seperti:

Teroptimasi ketika dibuka melalui mobile phone.
Notifikasi email
integrasi dengan facebook pixel & google tag manager
integrasi dengan tools email marketing

Walaupun sederhana, tetapi cukup untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan dasar sistem donasi.

Intermediate

Level intermediate adalah masa peralihan dari sistem sederhana ke yang lebih canggih. Apakah sudah boleh membangun? hemat saya tetap tahan diri. Penghimpunan 1-2 Miliar setahun itu masih sangat pas-pasan. Alternatif di level ini kamu bisa menggunakan layanan sistem aplikasi crowdfunding yang berbasis SaaS (Software as a service). Pada Layanan SaaS pengguna layanan hanya perlu menggunakan aplikasi tersebut tanpa harus mengerti dan mengurus bagaimana data disimpan atau bagaimana aplikasi tersebut di maintenance, karena hal tersebut merupakan service yang disediakan penyedia layanan SaaS. Keuntungan: Pengguna dapat langsung memanfaatkan layanan dengan membayar biaya sewa bulanan tanpa harus mengeluarkan investasi untuk membuat sendiri (in-house development) atau membeli lisensi yang relatif mahal. Ketersediaan, perawatan dan pengembangan fitur aplikasi terjamin oleh penyedia layanan. Pengguna hanya perlu fokus pada optimasi saja. Ada 2 penyedia layanan SaaS Crowfunding yang saya kenal yaitu kurmamedia.com & adaide.co.id Portofolio penggunanya pun cukup banyak Kurma Media

Ada Ide

Layanan Saas ini sistemnya adalah white label jadi brandingnya bisa kamu ubah sesuai kebutuhan lembaga kamu. Untuk Biayanya gimana? Cukup beragam mulai dari Rp3jt - Rp8,5jt/bulan. Kualitas sistemnya? Lihat saja sendiri beberapa link diatas, nyaris mendekati kitabisa.com kan? [caption id="attachment_4736" align="alignnone" width="840"] Saas dan bangun sendiri

perbedaan membangun sistem sendiri dengan menggunakan layanan SaaS[/caption]

Advance

Kalau donasi kamu terus bertumbuh & sudah melewati beberapa tahapan diatas berarti kamu sudah sampai di level andvance. Di level ini kamu harus mulai membangun sistem sendiri. Gimana caranya? namanya saja sudah advance masa masih nanya.hehehe. Perjalanan kamu dari beginner sampai ketitik ini pasti melalui banyak pembelajaran. Gunakan wawasan dan pembelajaran yang telah kamu dapatkan untuk dijadikan pondasi dalam membangun sistem baru. Ada beberapa catatan dari saya yang bisa kamu jadikan panduan.

Selalu lakukan riset sebelum membangun fitur-fitur di sistem kita nanti. Karena biaya pembangunan sangatlah mahal rencana kita harus betul-betul matang.
Lakukan A/B Testing di setiap fitur yang di bangun.
Perhatikan peralihan User Experience dari sistem lama atau layanan SaaS Crowdfunding yang kamu gunakan. Jangan sampai di sistem baru donatur malah kebingungan karena telah terbiasa berdonasi menggunakan sistem yang lama.

Membangun sistem sendiri tentunya butuh kerja keras tapi sederhananya bisa amati tiru dan modifikasi saja dulu ke market leader yang ada.hehe

Kesimpulan

Lakukan Secara Bertahap

Tenang saja gak usah terburu-buru. Donatur pasti lebih peduli tentang uang mereka digunakan untuk apa daripada kenyamanan berdonasi.

Berdonasi adalah sebuah tindakan keluar dari zona nyaman.

Setuju? jadi, donatur itu adalah orang-orang yang terbiasa di situasi tidak nyaman. hehe. #bercanda

“Sekali-kali kamu tidak sampai kepada kebajikan (yang sempurna), sebelum kamu menafkahkan sebagian harta yang kamu cintai.” (QS. Ali Imran: 92).

Saya ingatkan kembali Sistem donasi hanyalah alat yang tetap butuh optimasi. Setelah selesai kita bangun jangan kamu telantarkan dan berharap donasi datang sendiri. Semoga sharing kali ini bermanfaat ya. Jika ada yang mau berdiskusi silahkan tinggal pertanyaan kamu di kolom komentar. Saya akan mencoba untuk selalu menjawab pertanyaan kamu. Jangan lupa untuk bagikan artikel ini sebagai bentuk dukungan kamu untuk saya terus berkarya dan berbagi konten-konten bermanfaat. terima kasih.